EU´s Persondataforordning Maj 2018
21. maj 2018
Orientering til forbrugere under Foreningen Vind Vandværk vedrørende persondatabeskyttelse og IT-sikkerhed.
For et vandværks administration er det lovligt at behandle personoplysninger, da behandlingen er nødvendig for at overholde en retslig forpligtelse, som påhviler vandværket. Ingen data må indsamles uden at der er et udtrykkeligt angivet formål med indsamlingen, og data må ikke anvendes til andet formål. Forbrugerne har ret til at vide, hvilke data der opbevares om dem, samt hvordan disse data bliver behandlet, samt ret til at få slettet alle data, så længe det ikke påvirker vandværkets administrationsevne til at betjene dem som kunde. Hvis en forbruger ikke længere er kunde, har kunden ret til at få slettet alle data om sig selv – så længe personoplysningerne ikke skal bruges i andre sammenhænge, fx bogføringslovens 5- årige dokumentationskrav. Desuden har kunden ret til at få udleveret kopi af alle data, eksempel ved flytning til et andet forsyningsområde. Vandværkets persondataansvarlige er den administrative forretningsfører/kassereren, til hvem evt. henvendelser om indsigt og rettelser til personoplysninger stiles.
Vind Vandværk anvender IT-systemer til bogføring af ind- og udbetalinger, samt til afregning af driftsbidrag forbrugere og vandværket imellem.
IT-systemet befinder sig minutter hos ekstern databehandler og aktiveres ved eget password, som kun den administrative forretningsfører/kassereren er kendt med, og som ved manglende aktivering af tastatur efter et antal i dvale, og først igen er aktiv ved at fornyet indtastning af password . IT-systemet er virusbeskyttet med opdateret antivirusprogram.
Kontoret er uden for normal arbejdstid og i øvrigt, når bygningen forlades under dobbelt lås ved låst kontor i aflåst bygning.
Afregningsoversigten af driftsbidrag indeholder oplysninger om forbrugerens fulde navn , forbrugsstedets adresse , forbrugernummer , målernummer, aconto betalinger, evt. restance samt årligt forbrug og årlige slutafregninger . Dataene opbevares i tre år for om muligt ved ansøgninger om vandspild at kunne honorere kravet om oplysning af gennemsnitsforbruget for de sidste tre år.
Registrering af det årlige forbrug, primo januar, beror på mekaniske målere (vingehjulsmålere, volumenmålere og tilsvarende) opsat på forbrugsstederne.
Målerne aflæses manuelt ved udsendelse af aflæsningskort til hvert enkelt medlem, som er registreret som betaler. Aflæsningskortet returneres i udfyldt stand til vandværkets administration, hvor aflæsningerne efter kontrol af sandsynlig rigtighed, indtastes manuel på PC/IT-systemet.
Herudover foretager vandværket måleraflæsninger i følgende situationer:
- ifm. håndtering af henvendelser fra forbrugerne
- ved fraflytning
- på opfordring fra Ejendomsmægler ved salg af ejendom
- efter vandværkets skøn for kontrol af vandspild i installatør.
De indlæse målerdata overføres elektronisk til et valgt forbrugsafregningssystem hos ekstern databehandler (Foreningscentralen Winko Software.), der danner grundlag for fakturering , som endelig via NETS og bankernes betalingsservice, eller ved tilsendte indbetalingskort, opkræves hos forbrugerne.
Da vandværkets eksterne samarbejdspartner og databehandler, Foreningscentralen Winko Software håndterer personrelatérbare informationer for Vind Vandværk, er denne virksomhed dermed selvstændig ansvarlig for overholdelse af persondataforordningen og IT-sikkerheden, hvilket er bekræftet ved underskrivelsen af en særskilt databehandlingsaftale.
Måleraflæsninger af både årligt vandforbrug og flytteaflæsninger videreformidles desuden til spildevandsselskabet Herning Vand A/S for afregning af selskabets spildevandsbetaling .
Samarbejdet med Herning Vand fungerer som dataudveksling mellem virksomheder med en fælles kundekreds og kræver derfor ikke indgåelse af en databehandleraftale.